Assistance à la maîtrise de projets européens

Ces prestations intègrent la création d’outils de suivi, l’aide à la réalisation de rapports d’activités et financiers, la préparation au contrôle de Service Faits, une assistance technique tout long de la réalisation de l’action co-financée par la Commission européenne ou ses services instructeurs.

L’objectif est de permettre au porteur de projet et ses partenaires de maîtriser la bonne mise en œuvre de son projet européen sur le plan administratif et financier et également sur le plan de la coordination entre partenaires.

Méthodologie d’Intervention d’IEC dans le cadre de l’activité Assistance à la Maîtrise de projets européens :

Accompagnement à la coordination du projet
Un projet de coopération internationale ou développement local, qui prévoit le déploiement d’un programme d’activités dans plusieurs pays avec plusieurs partenaires ou sur son territoire nécessite un pilotage adapté, qui allie rigueur et souplesse.
Le Maître d’œuvre, dans son rôle de coordinateur des activités, doit garantir auprès des bailleurs la bonne marche des activités selon les termes du projet retenu dans sa convention, ainsi que la remise des rapports d’activité chaque année.
Pour ces missions, Initiatives Europe Conseil propose un ensemble de prestations visant à assister le maître d’œuvre et ses partenaires dans la réalisation et le pilotage des activités du projet :

- Rédaction du « Guide projet »
Ce document appelé « Guide projet » est véritable cahier des charges du projet
Il a pour objectif de définir collectivement entre toutes parties prenantes impliquées les paramètres essentiels du projet : programme d’activité, calendrier prévisionnel, indicateurs de résultats, répartition des tâches, organigramme des partenaires et organigramme opérationnel du projet, désignation des instances (comité de pilotage, comité technique, etc.). Les éléments budgétaires (ventilation par partenaires et par année, échéanciers des paiement de la Commission européenne, etc.) y figurent également ainsi que les différentes procédures.
Livré sous format électronique, ce document comprend en annexe tout les outils nécessaires à la conduite du projet, à son suivi financier, à la rédaction des pièces justificatives et à la rédaction des rapports d’activités et financiers trimestriel (internes) et annuel (pour la Commission européenne)
Le « Guide Projet » est remis en début de projet, il s’agit d’un document stable, auquel chaque partenaire peut se référer. Il sera néanmoins révisé en début de chaque année, ou à chaque fois que les évolutions du projet l’exigent.

- Participation aux réunions de coordination internes
Un calendrier de réunions d’une demie-journées sont proposées à l’équipe de coordination du projet afin d’établir des bilans d’étapes des activités et des dépenses réalisées au cours de la période échues.
A cette occasion, des préconisations sont discutées, des actions correctrices proposées. L’ordre du jour de la prochaine réunion de coordination est abordée afin d’en préparer les éléments à traiter. A l’issue de ces réunions, un relevé de décisions est rédigé par IEC et transmis à l’équipe opérationnelle.

- Participation aux réunions de coordination transnationales
Le comité de pilotage et le comité technique d’un projet se réunissent une fois par an afin de discuter de l’avancement du projet, de préparer les activités de l’année suivante et de prendre les décisions nécessaires à la bonne conduite du projet.
IEC est présent à ces réunions afin d’apporter un avis extérieur et de proposer des préconisations.

Appui méthodologique à la compilation et rédaction des rapports financiers et d’activités intermédiaires et final
Selon la procédure en vigueur dans les contrats européens, le maître d’œuvre doit présenter à la Commission européenne ou ses Organismes Intermédiaires un rapport d’activités annuel faisant état de l’avancement du projet et des divergences avec la proposition initiale. IEC participe à la rédaction de ces documents.

Soutien à la demande (réunions, recherches documentaires, e-mails et téléphone)
Un projet international ou local comporte de nombreuses inconnues et demande une adaptation constantes aux situations. Ainsi, pour soutenir le Maître d’oeuvre dans l’exécution de ses missions, IEC se rend disponible à travers des réunions, des recherches spécifiques, une permanence téléphonique ou mail.

Cette série de prestation est soumise à une Participation Aux Frais évaluée sur la base des jours travaillés par l’équipe d’IEC.