La méthode proposé ici permet d’avancer pas à pas vers l’identification d’un programme européen adapté à vos projets.
Le document en téléchargement peut vous aider dans cette démarche.

Étape 1 : Diagnostiquer sa structure
Pour avoir une vision d’ensemble de sa structure et être en capacité de proposer une stratégie d’action répondant aux problématiques de votre organisation
– Identité de la structure : nom et statuts
– Objet social : le but, les missions de l’organisation, du service
– Activités proposées : les réalisations concrètes de la structure
– Publics bénéficiaires : usagers
– Diagnostic territorial : Ancrage territoriale et partenaire
– Moyens mis en œuvre : ressources humaines, budget, bénévoles, réseau
– Modèle économique : marge de manœuvre pour développer
– Analyse S.W.O.T : Faiblesses, Menaces, Forces, Opportunités

Rappel théorique :
L’ancrage territorial d’une organisation permet :
– d’agir de manière réaliste sur son environnement
– de dialoguer avec les parties prenantes locales
– d’avoir une vision de son impact sur le développement, sur l’économie de sa localité, de sa sphère d’action
– d’examiner de manière plus rigoureuse les différentes dimensions et facettes pour les questions liées à son développement et aux opportunités dans une localité donnée ;
– de renforcer, stimuler l’économie, l’emploi, les activités, le dialogue social sur son territoire.
L’ancrage territorial a un effet sur la gouvernance de son organisation, sur les choix et les orientations prises ou à venir.

Analyse S.W.O.T (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) ou AFOM (Atouts – Faiblesses – Opportunités – Menaces) est un outil d’analyse stratégique.
Il combine l’étude des forces et des faiblesses d’une organisation, d’un territoire, d’un secteur, avec celle des opportunités et des menaces de son environnement, afin d’aider à la définition d’une stratégie de développement.

Étape 2 : Identifier les pistes de financements européens
Pour construire une stratégie d’accès aux fonds européens maîtrisée tenant compte des capacités de son organisation
– Bilan S.W.OT : Opportunités à développer et /ou freins à lever
– Projet spécifique identifié, motivation : nouveau projet ou projet à développer
– Objectifs poursuivis, Résultat attendus : que voulez vous obtenir à l’issue du projet ?
– Actions prévues et durée (calendrier d’action) : quelles unités de travail ?
– Public cible et bénéficiaires finaux : directs et indirects
– Moyens à mobiliser et coût du projet : quels postes et quels volumes de dépenses ?
– Partenaires envisagés : publics , privés, sous-traitants…
– Programmes européens identifiés : noms du programme et liens internet vers les services instructeurs
– Axe, mesure ou appel à projets repérés : dénomination, calendrier, coordonnées de l’interlocuteur

Étape 3 : Confirmer la Cohérence entre le projet de la Structure et l’Appel à Projet européen
Pour vérifier l’éligibilité d’un projet au regard de l’appel à propositions retenu et construire une proposition adaptée
– Projet : actions et résultats prévus
– Politiques européennes de référence identifiées : Culture et média, Recherche, Éducation et Formation Tout au Long de la Vie,etc…
– Programme (s) identifié(s) : Horizon 2020, Europe Créative, PON FSE, etc…
– Axe, mesure ou appel à projets européens identifiés : référence, dénomination
– Montants disponibles (par projet, par année) : éléments financiers du programme et de l’appel à projet
– Date de dépôt du projet : deadline, calendrier de lancement des appels à projets
– Interlocuteurs identifiés : service instructeur, Agence relais, point de contact national
– Principales modifications à apporter au projet imaginé (cf. Étape 2) : convergence projet et appel
– Dispositif de veille à mettre en œuvre : recherche de partenaires, réunion d’information, etc…

Étape 4 : Entamer la démarche de réponse à l’appel à Proposition européen identifié
Pour partager l’information, impliquer son équipe et répartir le travail
– Projet (nom et objectifs visés)
– Nom complet de l’appel à proposition européen identifié (programme, axe mesure, volet, etc.) et lien direct vers le site internet, montant et niveau de participation financière de l’UE.
– Date butoir et procédures de dépôt de la candidature : formulaire en ligne, mail, inscription préalable sur une plate-forme, dépôt par étape.
– Documentation à réunir : Dossier de candidature, modèle de budget, guide du candidat, manuel de procédure administratif et financier, compendium…
– Interlocuteurs identifiés auprès du service instructeur : entretien téléphonique, réunion d’infos, rencontre.
– Répartition des rôles : personnes à mobiliser au sein de la structure, chez les partenaires (chargé de mission, direction service comptable, technicien, artistes..)
– Partenariat : note de cadrage du projet, échanges avec les partenaires locaux ou internationaux, document à fournir par les partenaires.
– Calendrier : étapes pour la construction de la proposition, période d’évaluation par les service instructeur, date probable de démarrage du projet.

Étape 5 : Co-construire le dossier de candidature de l’appel à projet
Pour vérifier l’éligibilité d’un projet au regard de l’appel à propositions retenu et construire une proposition adaptée
– Rétro-planning : étapes à réaliser pour déposer le dossier de demande de financement européen, procédures de dépôt, d’inscription
– Le dossier narratif : Niveau d’avancement, quelles parties manquent ?
– Le budget : est-il correctement renseigné en accord avec le règlement financier et les règles d’éligibilité des dépenses ?
– Le dossier administratif : est-il complet (documents annexes à fournir, signatures, etc.) ?
– Les partenaires : ont-ils envoyé leurs documents administratifs, leurs contributions au projet (données, éléments de contexte) ?
– Conduite du projet : répartition des rôles au sein de la structure et dans le projet, évaluation de la charge administrative liée à la gestion du projet (remontée de dépense, rapport d’activité, etc.)
– Date de début : quand débutent les activités si la candidature est accepté ?
pour sécuriser le projet à venir